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メール編おまけ

Last-modified: 2006-11-20 (月) 11:28:42

最初に

以下はHTMLメールに関する知識です。
しかし、私はHTMLメールは推奨していないため、更新はほとんどしません。

HTML形式メール(1)〜概要〜

よく「HTML形式でメールを送信しないこと」、と耳にすると思います。
しかし、送信する側も受信する側もOutlook Expressを使っているのであれば、問題はないはずです。
「HTML形式」とはワープロを使ったことのある人なら、すぐ分かると思いますが、
文字の大きさや色を設定できたり、写真やイラストをメールの中に挿入できたり、背景に装飾を施したりできます。
これに対して、メールマガジンのように「テキスト形式」であれば、
受信側がどんなメールソフトを使っていても(HTML形式に対応していなくても)
確実に「読めるメール」を送ることができます。
Outlook Express5.xは初期設定(何もしない=変更しない)では、「HTML形式」になっています。
【ツール】→【オプション】→【送信】の[メール送信の形式]で「HTML形式」にチェックが入っているはずです。
通常は「テキスト形式」にチェックを入れておいて、
送信するときに必要に応じて「HTML形式」にするのがいいと思います。

例えば・・・
新規作成するとき「メッセージの作成」ウィンドウを開いて
【書式】→【リッチテキスト(HTML)】を選択すると[フォント]や[フォントサイズ]をはじめ[画像の挿入]までの「書式バー」が表示されます。
これらを使って文字サイズや色、写真の挿入などを行うわけです。

HTML形式メール(2)〜HTML形式未対応のメールソフトの人への送信は?〜

もし、送信相手がHTML形式に対応していないとあらかじめ分かっている場合、
HTML形式で送信しようとすると警告メッセージを表示させることができます。
その相手はアドレス帳に登録しておく必要があります。
アドレス帳に登録したらプロパティを表示して、[名前]タブ(=項目)のところの一番下にある
「テキストの電子メールメッセージだけを送信する」にチェックを入れます。
そうしておくと、その相手にHTML形式でメッセージを作成して送信しようとすると、次のようなウィンドウが表示されます。

メッセージをリッチテキスト(HTML)形式で送信しようとしています。
何人かの受信者はテキスト形式を希望しています。このメッセージの送信方法を選択してください。

そして、「HTMLとして送信」をクリックすると結局HTML形式で送り、
「テキストとして送信」をクリックすると文字書式がなくなり(つまり文字のみのデータ)、画像データは添付ファイルになります。
「何人かの受信者」というのは複数人を指定した場合ですので、
その中の最低1人はHTML形式を受け付けないように、すでに述べた方法で設定しているわけです。

HTML形式で送ってはいけない相手には、この設定をしておくといいでしょう。

HTML形式メール(3)〜画像貼り付け〜

スキャナから取り込んだ画像やデジカメで撮った写真をメールで送信する方法を解説します。

その前に、画像の説明を少し・・・
結論から言うと写真は「〜.jpg」形式で、イラストなどは「〜.gif」形式で送るようにします。
ファイル名のうしろ「.(=ピリオド)」以下の「jpg」とか「gif」を拡張子といい、そのファイルの種類をあらわしています。
もし画像形式が上記の2つ以外の場合は、画像処理ソフトを使って「jpg」か「gif」に変換して保存しなおします。
たとえば「〜.bmp」形式ならウィンドウズに付属の「ペイント」を使っても変換できます。
なぜこんなことをする必要があるのかと言うと、サイズを軽くするためです。
私がちょっと実験した結果でも、「〜.bmp」形式では1000KBを超えるものが、「〜.jpg」形式にすると35KB程度になりました。
どのくらいの割合で軽くなるのかは、誤差がありますがかなり小さく(=軽く)なることは確実です。
ファイルサイズが小さいと送受信時間が短くて済みます。
これは常時接続で高速回線を使っているからそんなことをしなくてもいい、というような問題とは区別されなければならないでしょう。

それでは、本題に・・・
まず、写真をどこに保存(格納)しておくかが問題です。
写真のある場所をおさえておかないと、挿入したくてもできません。
ここでは「マイ ドキュメント」に「car.jpg」というファイル名で、保存しておくことにします。
新規のメッセージ作成画面を開いたら、【書式】→【リッチテキスト形式】にします。
宛先や件名など必要な項目を記入したら、本文に文章を入力します。
例えば「これが僕の愛車です。」というような文章にしましょう。
次に(件名と本文の欄の間にある)ツールバーのいちばん右端にあるアイコン(絵)をクリックします。
「画像ダイアログボックス」が開いたら[参照]ボタンをクリックし[ファイルの場所]に「マイドキュメント」を選んで、
その中の「car.jpg」を選択して[開く]をクリックします。
するとファイル名のところに「C:\My Documents\car.jpg」と表示されているはずです。
とりあえず、ここで「OK」しましょう。
どうですか? メッセージ本文中に写真が挿入されましたか。
先に述べたように写真の場所が分からないと、どうしようもないことが分かっていただけたと思います。

HTML形式メール(4)〜ひな形〜

百聞は一見に如かず。とにかく、ひな形を使ってみましょう。
ツールバー【新しいメール】の右横の▼をクリックすると、「お知らせ」や「パーティ招待状」などのひな形の種類が並んでいます。
ここでは、とりあえず「パーティ招待状」を選択しましょう。
すでに「パーティを行います。ぜひお越しください。」の文章や風船のイラストが挿入されています。
あとは、その文章を書き換えたり、日時や場所を書き加えるだけでOK。
書体や文字の大きさ・色などの属性も変更できます。
その際、文字列を選択状態にしてから[件名]と[本文欄]の間にある[HTML書式ツールバー]で設定します。
また、2つある風船の画像を削除してオリジナルの画像を挿入することもできます(画像の挿入は前号を参照)。
しかし、背景の画像を変更することはできません。
では、背景を変更したいとき=つまり、ひな形を変更したくなったときは、
【メッセージの作成】画面の【書式】→【ひな形を適用】で変更したいひな形を選択します。
すると内容を変えずにひな形だけ変更することができます。

HTML形式メール(5)〜マーキーの挿入〜

文字が水平方向にスクロールしながら表示する機能をマーキーといいます。
残念ながらOutlook Expressだけで作成することはできません。
「ホームページ作成ソフト」などが必要になります。
ホームページを作成したことのない人は、一度挑戦してみてください。
とりあえず、ここでは必要な部分だけを解説しておきます。

ホームページ作成ソフトなどで、マーキーの部分だけを作成します。
「来週日曜日、10:00集合!」などを入力するといいでしょう。
そして、それを保存します。(ここでは、マイ・ドキュメントにします) ファイル名は適当に「abc.html」にしておくことにします。

[Outlook Express]
【メッセージの作成】画面で、リッチテキスト形式(HTML)にします。
宛先・件名などを入力したあと【挿入】→【ファイルからのテキスト】を選び、
ファイルの場所を「マイ・ドキュメント」、ファイルの種類を「HTMLファイル(*.htm;*.html)」にすると
先ほど作成した「abc.html」が表示されます。
これを選択して【開く】とメッセージ欄に「来週日曜日、10:00集合!」が挿入されます。
この状態ではスクロール(移動)しませんが、[送信トレイ]に入れるとスクロールするのが確認できます。

HTML形式ですから文字の大きさや色を変えたりできるし、何よりも動く文字なので目立つこと間違いなし!


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