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メール編

Last-modified: 2007-03-15 (木) 03:03:44

メールソフト

メールのソフトといえば、Outlook Expressですね!WindowsにIEと一緒に、元々ついていますからね!
それから、ペットがメールを運んでくる「ポストペット」しかしここでは、基本的なOutlook Expressの話し。
さて、IEと同じく、これも最新のバージョンを使いましょう。
基本的には、IEをバージョンアップさせれば、これも一緒にバージョンアップされます。
「ヘルプ」→「バージョン情報」で、バージョンが見れます。

バージョン画面


「バージョンって何?」「バージョンがどうした?」といった人がいるかもしれないので、少し説明を…

「使っているソフト(例えばワープロ)のバージョン(version)はいくつですか?」
こんなことよく聞かれませんか? 一体何のことでしょうか。
Windows95とか98、一太郎10、Word2000なんてよく耳にすると思います。
これは「広辞苑・第五版」と同じことです。
「Windows、一太郎、Word」が「広辞苑」で、そのうしろの数字が「第五版」に当たります。
このOutlook Expressにも「Outlook Express 5.x」というように「5」のうしろに「.x」がついています。
これは「第五版」のうちの小さな改訂版みたいなもので実際には「5.5」のように「.x」のところが数字になっています。
書籍と違ってこまめに改訂版を出すことができるのです。
書籍と同様にパソコンのほとんどのソフトも改良に改良を重ねて新しくなっていきます。
これをバージョンアップ(version up)といいます。
Outlook Expressは現在、バージョン6.0です。ご自分のOutlook Expressのバージョンを調べてください。
方法は(ほとんどのソフトで共通)【ヘルプ】→【バージョン情報】を開きます。
そして、もし「5」以下だったら「6」にしたいところです。
当然、新しいソフトの方が良いのに決まっています。(まあ、いろいろ細かいことはあるようですが・・・)
だからといって、新しくするということは費用もかかるということです。
しかし、このOutlook Expressは基本的にはタダです。

http://www.asia.microsoft.com/japan/ms.htm

上記からダウンロードする(インターネット上から自分のパソコンに組み込む)か、
もしくはCD-ROM付きの雑誌を購入するのが手っ取り早いでしょう。
注意することは「Outlook Express 6.x」を探してもおそらく見つからないはずです。
「Outlook Express 6.x」は「Internet Explorer 6.x」に含まれているからです。
なんだかややこしいからやめよう、と思っていませんか?
せっかくのチャンスだから挑戦してみてください。
すでに「6」の人も次のバージョンアップ時に是非チャレンジしてみましょう。
バージョンアップをしたら、今までのメールが消えてしまうのではないかという心配は無用です。
ちゃんと古いバージョンの設定や情報を引き継ぎますから。
でも、念のためにメールやアドレス帳の保存はしておいた方が良いでしょう。
方法は、下のほうへ…

メールアドレスってどうなってるの?

初めてインターネットやメールに接した人にとっては、これがなかなか厄介な代物なのです。

例えば、手紙で相手先の住所を書く場合「○○○町1−2−3」でも「○○○町1丁目2番地の3」と書いても
まず大丈夫でしょう。
それに「麒麟さん」が「麒燐さん」と書いてあっても(わかりにくい…汗)
配達する人が「これは同じ人だな」と判断してくれるものです。

ところがメールの場合は、ピリオドがカンマになっているだけで「そんな住所はない。そんな人はいない」とせっかく送信したメールを突っ返してきます。
それが宛先不明で戻ってきたもの(このエラーメールについては、↓を参照)だと知っていればいいのですが、
そんなこととは露知らず、英語だらけの訳のわからない
「一体どこの国の人から来たのだろう。ひょっとしていたずらメールか、ウィルスじゃないのか?」と、あわてた経験もあるはずです。

また、こんなこともあります。

「もらった名刺にメールアドレスが書いてあるから、ちょっと格好つけて覚えたてのメールでメッセージを送ってみよう」っと、そこまではいいのですが、
名刺ということで文字が小さく、しかも書体のせいで、「co.jp」と書いてあるのか「co.ip」と書いてあるのか判断できないのです。

知っている人からはバカにされそうなことですが、これは事実です。実際にそういった人がちらほらと…
だから知ってしまえば何のことはないと言いたいのです。

kirinn@mi.mansyon.ne.jp ←これは架空のメールアドレスです。
(まさかとは思いますが、ここにメールを送信しないでください)

世界中に同じメールアドレスは存在しません。
上記の場合「kirinn」が使っている人の個人名(ユーザー名)で好きな名前が付けられます。
メールアドレスはうしろから読んでいくと分かりやすいかもしれません。
「jp」は「日本」のこと、それ以外のことが書かれていたら外国の人だと思えばいいのです。
「ne」はネットワーク組織、その他は企業の「co」が主なところでしょう。
「mansyon」がプロバイダ名で「mi」は規模が大きくなったのでセクション分けした、というところです。
もっとも「@」からうしろは決められた名前ですから変えることはできません。

どうですか? マニュアル本などでは、もっと詳しく説明しているはずですが、結局のところ、これくらい知っていれば充分なはずです。

アカウントの設定

ソフトを立ち上げても、受信するのに、自分のメールアドレスが設定されていなければ、受信できませんよね?
それでは、一番最初に設定しなければならない、アカウントの設定方法。
これは、「ツール」→「アカウント」→「追加」→「メール」を選べば、設定ウィザードが順番に聞いてくれますので、
聞かれたとおりに、設定していけばいいのです。
「名前」、「メールアドレス」、「受信メールサーバー名」、「メールパスワード」で、完了です。
設定が終われば、自分あてにメールを出してちゃんと受信できるか確認してみましょう。
もし、送信が出来なかったり、送ったのに受信しなかった場合は、設定がどこか間違っています。
「ツール」→「アカウント」→アカウントをクリックし反転させる→「プロパティ」で、確認してみましょう。
・全般のタブの「メール受信時および同期時にこのアカウントを含める」には、チェックがついていますか?
・サーバーのタブの「受信メール(POP3)」「送信メール(SMTP)」はきちんと設定されていますか?
・同じく、「アカウント名」「パスワード」はきちんと入っていますか?
このあたりを、もう一度確認してみてください。

不審な英語のメールが届いた

メールを始めたばかりのころ、心当たりのない英語のメールが送られてきた経験はありませんか。
そんな場合は、とりあえず「送信者」や「件名」を見てみましょう。
これも英語になっていますが、何となく理解できる範囲(何を基準にしていうのか疑問でしょうけど)の英語が書かれているはずです。
多少の違いはあるとは思いますが「Host unknown」だとか「User unknown」だとか、
「Mail Delivery Subsystem」や「Returned mail:」といったことが書かれていれば、それは「宛先不明」で送り返されてきたメールです。
「User unknown」は「@」の左側の間違い、「Host unknown」は「@」の右側の間違いです。
もう一度よくアドレスを確認しましょう。

上記の場合にあてはまらない「送信者」に意味のない英語や数字が羅列してあったり
氏名でなくメールアドレスが書かれていたら、たいていダイレクトメールの類です。


送ったはずなのに届いていない

ちゃんと先方に届いているはずだと思っていたメールが、後日、送った相手から「届いていないよ」と言われた。

どうして?
まず考えられるのは、違う人に送ってしまった可能性があります。
それって当たり前ですね。でもアドレス帳を使うときの操作ミスというのも少なくありません。
前後の人を選んでしまったということも少なくありません。
そんなときのために【ツール】→【オプション】→【送信】とたどって、
いちばん上の【[送信済みアイテム]に送信メッセージのコピーを保存する】という項目にチェックが入っていることを確認しておきましょう。
そうすれば、送信した過去のメール(履歴)が「送信トレイ」に残っているはずです。
そこで宛先を見ればどこへ送ったか分かるはずです。

もし、それでも間違いがなかった場合は、メールが消えてしまった可能性も全くないとは言い切れません。
そうなるとユーザー側ではどうしようもないですね。
今はまず、そんな心配はご無用だと思いますが、特に重要な内容のメールならば「必ず返信を下さい」と明記しておくようにするのがいいと思います。

バージョン5.01以降を使っている方なら、
メッセージの作成画面で【ツール】→【開封確認メッセージの要求】にチェックを入れると、
受け取った側でメールを開封するときに「返信をくださいと送信者が要求しています」という意味のメッセージが表れます。
すべてのメッセージを送信する場合にも、これを要求することもできますが、
(通常の画面で【ツール】→【オプション】→【確認メッセージ】)
「いつもあいつは確認の返信をしろといってくる」と悪評がたつこともあるので、
本当に必要なときは、やはり「返事を下さい」と一言書いて「重要度:高」の感嘆符を付けておくのがベターだと思います。

受信トレイの中のメールを整理する

まず整理をする準備をしましょう。

【表示】→【レイアウト】を開いて[全般]のところの[フォルダ一覧]にチェックが入っていることを確認して(入っていなければチェックして)ください。
 画面の左側に「フォルダ」一覧が表示され「ローカルフォルダ」の下に、
 「受信トレイ」
 「送信トレイ」
 「送信済みアイテム」
 「削除済みアイテム」
 「下書き」
 という「フォルダ」がすでにあるはずです。
これ以外に何もない人はメールの整理ができていない人だと思います。

 レイアウトの変更は、上記の操作でいろいろ試してください。
チェックをオン・オフしてからすぐに「OK」ボタンを押さないで、「適用」ボタンを押しながら確認していくのが“こつ”です。

グループごとにフォルダ分けする

上で出てきた5つの「フォルダ」以外に、例えば「友達」という種類のフォルダを作成しましょう。
いちばん手っ取り早いと思われる方法です。

(1)「ローカルフォルダ」アイコンの上で右クリック。
(2)「フォルダの作成」を選び「フォルダの作成」ウィンドウを表示させる。
(3)「フォルダ名」に《友達》と入力して「OK」。

 これで、すでにある5つのほかに「友達」フォルダが作成できました。同様に複数のフォルダを作成できます。

あとは、受信トレイに溜まったメールをそれぞれの目的のフォルダ上に、ドラッグ&ドロップすれば移動できます。

また、受信トレイの下にフォルダを作ることもできます。
画面左側の、フォルダの枠内「受信トレイ」の上で、右クリックすると、メニューが出てきます。
その中の、「フォルダの作成」を選ぶと、フォルダの作成ウィンドウが開き、
フォルダを追加したい位置を選んで、フォルダ名を入力し、OKをクリックすれば作成されます。
後は、受信トレイの中のメールを、ドラッグ&ドロップで移動させれば、整理できる。

この2つの方法で、ひとまず整理はできると思います。

メールの整理を自動でする場合

「ツール」→「メッセージルール」→「メール」を選ぶと、メッセージウィンドウが開く。
そこで「新規作成」を選び、設定したい通りにチェックをつけ、下のウィンドウでアドレスや、フォルダなどを指定し、OKをクリックすると追加される。
ルールは、作成した時以降に受信したメールに対して実行される。
今まで受信したメールに、ルールを適用するには、「適用」→「全て選択」→「適用」をクリックすれば、
今まで受信したメールにも、ルールが適用され、フォルダに振り分けられたりする。
設定しだいでは、自動で転送したり、無視したり出来るので、自分の便利なように使ってみましょう。

目的のメールが見つからない

受信トレイを開いた状態で【表示】→【並べ替え】を選んでください。
    重要度
    添付
    フラグ
    送信者
    件名
    受信日時 など
と表示され、その横に●印がついているのが現在の設定値です。

よく使うのは「送信者」か「受信日時」でしょう。
まず「送信者」に●がついていなければ「送信者」を選んでみてください。
一覧のところの「送信者」がきれいに並び替えられたと思います。
同様に「受信日時」を選んだ後、同項目にある「昇順」、「降順」を試してみてください。
日時でいうと「昇順」は古い順に、「降順」は新しい順に並び替えられます。

もし、上記の項目が見当たらない場合は【表示】→【表示項目の設定】を開いて、
表示したい項目にチェックをつけます。逆に不要な項目はチェックをはずします。

この並べ替え作業だけでも、目的のメールを探したりする場合には有効な手段だと思います。

実は、もっと簡単な方法があります。

メッセージ一覧の各見出しバー(送信者や件名と書いてある部分)をクリックするだけで並べ替えができます。
 例えば「受信日時」と書いてある部分をクリックしてみてください。
「受信日時」の横に▽印がついているはずです。△(上向き)なら古い順(昇順)。▽(下向き)なら新しい順(降順)です。

誰から来たメールなのか、またはいつ来たメールなのか、どちらかが分かっていれば、
だいたいこの方法で目的のメールをすみやかに探し出すことができるはずです。

立ち上げるだけで、回線は接続したくない

普通の設定のままでは、立ち上げた時に回線を接続し、新規メールをチェックするようになっている。
しかし、立ち上げるたびに回線を接続してたら、電話代がかかるし、
前に受信したメールを読み返したい時など、回線を接続しないでOEを使いたいときもありますね?
そんな時は、「ツール」→「オプション」の「全般」のタブにある、「起動時にメッセージの送受信を実行する」のチェックを外せばいいのです。
送受信したい時には、立ち上げた後、「送受信」をクリックすれば、いいのです。
あと、オプションのところでは、メールのチェックタイマーや、署名など、いろいろ設定できるので、変更するのもいいですよ。

アドレス帳を整理したい

メールのやり取りをしていると、自然とアドレス帳がたまって行ってしまいます。
そんなときも、アドレス帳にフォルダを作って、整理してしまえばいいのです。
アドレス帳を開き、左側の枠内のフォルダを作りたいところで右クリックし、
「新規作成」→「フォルダの作成」を選んで、フォルダ名を入れればいいだけです。
これで、友達や会社の人など、いろんなグループに分けると、使いやすいですよ!

送信者の名前の変更

送信者の名前のところが、本名などになっていて、変更したいと言うことがありますね?
そんなときは、「ツール」→「アカウント」→アカウントをクリックし反転させる→「プロパティ」で変更出来ます。
(アカウントをダブルクリックでもOK)
「全般」のタブの中の、「ユーザー情報」の「名前」を変更するだけですよ!
簡単なんで、やって見ましょう。

メールデータの保存

今まで届いたメールを全てバックアップしようと思ったり、
PCを買い換えた時に前のPCで保存していたメールを新しいPCに持っていきたいと思ったら、こうやりましょう。
【ツール】→【オプション】の[メンテナンス]項目にある「保存フォルダ」をクリックして開いてください。
そこに保存場所が記されています。
変更したことがなければ、おそらくずらずら〜っと書かれていると思います。
それをメモしても構いませんが、パソコンらしい使い方をしましょう。

(1)「個人メッセージ ストアは下のフォルダに保存されています」の下に
   書かれている部分を(前からでも後からでもとにかく)端からマウスでドラッグする。
(2)全部選択できたらその文字列上で右クリック(又は、Ctrl+C)してコピー。
(3)エクスプローラ(マイコンピュータをダブルクリックして開いても構わないがエクスプローラを使う方がベター)を
  【スタート】→【プログラム】から開く。
(4)アドレス欄に書かれている文字列を全て選択して(削除しても可)、
  その上で右クリック(又は、Ctrl+V)して貼り付け。
(5)先ほどのOutlook Express[メンテナンス]項目にある「保存フォルダ」の保存場所が、
  ずらずら〜っと示されたらenterキーを押す。
(6)表示された場所がメールデータの保存場所。

「DBX」と言う拡張子がメールのデータなので、
これをフロッピ(容量が少ないので1枚では収まらない可能性が高い)、
もしくはMOならフォルダごと保存しておくとよいでしょう。

 なお「保存場所」は変更できるので分かりやすい場所に作成しておくのも保存する時に楽でいいかもしれません。

アドレス帳に登録する

簡単にアドレス長に登録してみましょう。
簡単にするの第一条件は必ず、まず相手から自分宛てにメールを送信させることです。
そして、その受信メールを利用すれば簡単なアドレス帳は作成できます。

(1)連絡先を表示させます(【表示】→【レイアウト】→[連絡先]にチェック)。
  受信メールをその連絡先にドラッグ&ドロップするだけでOK。
(2)受信メールの上で右クリックして「送信者をアドレス帳に追加する」を選択する。

以上のどちらかの方法で、先に述べたように「簡単なアドレス帳」=相手先(表示名)と電子メールアドレスは登録できます。
しかし、もっと詳しい情報を登録するにはプロパティを開いて入力するしかありません。

 そこで、
(3)受信メールをダブルクリックして開いて、
  送信者:○○○○○の部分を右クリック→「アドレス帳に追加」を選択するとプロパティ画面が開き、
  その場ですぐに詳細情報を入力することができます。

また、受信したらすぐ(同じ相手に)返信しましょう。
ただし【ツール】→【オプション】→【送信】→[返信したメッセージの宛先をアドレス帳に追加する]にチェックを入れておくことを忘れずに。
この場合も詳細情報は自分で追加・修正してやる必要はありますが・・・

簡単にと書きましたが、慣れないうちはとにかく正確な情報を利用するのがトラブル防止につながります。

同報メール送信(メール一括送信)

同じ内容のメールを複数の人に送信することを「同報メール」と言います。
郵便ならそれぞれの住所・氏名を書き、切手などを貼ったりして
当然その人数分を作ってからポストに投函しなければなりません。
電子メールの場合は、作成する内容は1つだけで済みます。

(1)【メッセージの作成】画面で[宛先:]の欄に、
  送りたい相手のアドレスをセミコロン=;(半角)で区切って入力していきます。

(2)アドレス帳を使う場合は、同じく【メッセージの作成】で[宛先:]の上をクリックし、
  【受信者の選択】画面を表示させます。
  左側の欄から送信する相手を選択して[宛先(T)]ボタンをクリックすると、
  右側の[メッセージの受信者]欄にその相手が設定されます。
  これを人数分繰り返し、最後にOKすると[宛先:]欄に自動的にセミコロンで区切られて
  送信相手の(メールアドレスではなく)名前が表示されます。

あとは1人に送るやり方と同じです。
ただし、同じ内容のメールが誰に送られているのかということも全てわかってしまいます。
このことだけは、頭に入れておいてください。

グループの作成

上では、同じ内容のメールを複数の人に送る「同報メール」について説明しました。
もし、同様のこと=いつも同じメールを同じ人たちに送る、ということであれば、
毎回いちいち一人一人を選択して送信するのもめんどうです。

そこで決まった人たちを、まとめてグループにしておきましょう。
そうすれば、一人だけ選択もれ、というようなミスをすることもなく簡単に送信することができます。

ここでは、すでにアドレス帳に登録してある個人個人の情報を使って「友人」グループを作成します。

(1)アドレス帳を開いて【ファイル】→【新しいグループ】→【プロパティ】を開く。
(2)[グループ]の項目でグループ名に「友人」と入力。
(3)[選択]ボタンをクリックすると[グループのメンバー選択]画面になるので、グループに登録する人を選んで「選択(T)」をクリックする。
  以下、同様に繰り返し、OKをクリック。
(4)「友人 のプロパティ」画面に、登録されたメンバーが表示されているのを確認して、OKをクリック。

以上で「友人」グループが作成されました。
これで「同報メール」送信のときと同じように宛先欄には「;」で区切られたメンバーの名前が表示されているはずです。

CCとBCC

CC(Curbon Copy=カーボンコピー)は「宛先」欄で指定した人と同じ内容のメールを送りたいときに使います。
2枚綴り、3枚綴りになっている請求書や領収書のように、
一番上の用紙だけ記入すれば、下の用紙にもコピーされるのと同じことです。
昔(?)はカーボン紙ってちゃんとありましたよね。そのカーボン紙をいちいち間に挟んでから記入していたものです。
CCで送信したメールは、「宛先」で送った人にも「CC」で送った人にも、誰々に送信したかバレてしまいます。
それじゃ、CCなんて何の意味があるのか? と思うかもしれません。
一般的に使われているのが「宛先」には仕事上の取引先やお得意様などで、
「CC」には会社の上司とか同僚に参考程度に知っておいてほしい・・・というものでしょう。
「宛先」に取引先やお得意様と同等に、自分の上司や同僚も並べて書くのは失礼にあたるわけです。

もうひとつ。
受信者が第三者に同じメールが送られたかどうか分からないようにするためには、
BCC(Blind Curbon Copy=ブラインドカーボンコピー)を使います。
BCCで指定した人の存在は、他の人には分からないわけです。
すでに述べた例でいえば、
   「宛 先」→取引先
   「CC」→会社関係
   「BCC」→自分
というように設定すれば、うまく送信されているかどうかも確認できるのではないでしょうか。
「BCC」の欄が見当たらない場合は[メッセージの作成]画面の【表示】→【すべてのヘッダー】にチェックを入れましょう。

お店の広告メール

【とある店からの質問より】
お店の宣伝のメールを会員全員に送ったのですが、送信する時に宛先に全員のアドレスをセミコロンで区切って送信しました。
すると送信した会員の方より、「メールアドレスが第3者にわかるように送るのはやめてくれ」と、お叱りを受けました。
これをわからないように送る方法はありますか?
【回答】
会員の方のアドレスを、BCCに入れれば、送られた方は他の方のアドレスがわかりません。
しかし、送信者には、必ず何かのアドレスを入れなければなりません。
その時は、送信者に自分のアドレスを入れるようにすると良いでしょう。

URLアドレスを送信する

URLアドレスとは、「http://www.〜」で始まるホームページの住所を示すものです。
自分が見てもらいたいホームページのアドレスを、誰かに知らせたい場合があると思います。
そのとき、いちいち長ったらしいURLアドレスを手入力していたのでは、間違うことがあります。
そこで、間違いがなく簡単にできる方法を説明しましょう。

1.まず、Internet Explorerでホームページを見ている場合は
  【ツール】→【メールとニュース】→【リンクの送信】を実行します。
  すると、Outlook Expressのメッセージの作成画面に、
  自動的にそのホームページのURLアドレスが挿入され、ショートカットアイコンが添付されます。
  また、件名も自動的に入るので、これは分かりやすいように変えるといいでしょう。

2.次もInternet Explorerを使っている場合です。
  Outlook Expressのメッセージの作成画面とInternet Explorerの画面が、同時に見えるように小さく表示します。
  Internet ExplorerのアドレスバーにあるアイコンをOutlook Expressのメッセージの作成画面へドラッグ&ドロップします。
  すると、ショートカットアイコンが添付されます。

3.Internet Explorer以外、例えばNetscapeを使っている場合は、アドレスバーのURLアドレスをコピー(選択してCtrl+Cキー)して、
  Outlook Expressのメッセージの作成画面に貼り付けます。

迷惑メール

電子メールを利用すればするほど、迷惑なメールを受け取ることが多くなります。
一般にスパムメールやチェーンメールなどと呼ばれるメールは、受け取っても無視するのがいいでしょう。

(1)目的の迷惑メールを選択したら、
  【メッセージ】→【送信者を禁止する】→【○○○○○○ne.jp’が禁止されたユーザーの・・・(略)
  ・・・現在のフォルダからも、このユーザーのメッセージを削除しますか?】というメッセージが表示されます。
   ここで「いいえ」をクリックしても送信者禁止のリストに登録されます。
(2)【ツール】→【メッセージルール】→【禁止された送信者の一覧】を見てみましょう。
   迷惑メールのアドレスが登録されています。
   また、ドメイン名(@以下)も指定できます。

しかしながら、この場合は、迷惑メールを受信しないのではなく、
受信と同時に[削除済みアイテム]に入り、結局は受信することになります。

そこで、受け取りそのものを拒否することも可能です。

(3)【ツール】→【メッセージルール】→【メール】で「新規作成」を選び、
   [2.ルールのアクションを選択してください]の欄で「サーバーから削除する」にチェックを入れます。

このルールを作成しておくと、該当する迷惑メールを自動的に削除します。

ここで、一つ注意!
よく、こんなパターンのメールが来ます。

「必要の無い方、○○歳未満の方に配信された場合はお詫び申し上げます。
このメールを直ちに削除してください。今後このようなメールを拒否される場合は、
お手数ですがaaa@bbbbb.ne.jpまでご連絡ください。(または「このメールをそのまま返信してください。」など)」

抗議のためでも、安易に返事を出したりすると、自分のメールアドレスが生きている事が確認され、SPAM用のデータベースに記録されてしまう事もある。
そうなると、さらに大量のSPAMメールが送られてくる事になりかねない。返事は出さない事!

参考サイト:http://www2g.biglobe.ne.jp/~stakasa/spam-j.html

署名

メールを送信するとき、いちいち自分の名前やアドレスを入力するのは手間です。
あらかじめ必要事項を作成しておいて、メッセージの最後などに挿入する「署名」について説明しましょう。
【ツール】→【オプション】から[署名]を開きます。

作成(N)>ボタンをクリックすると中ほどの[署名(S)]欄に「署名 #1」が表示されるので

名前の変更(M)>ボタンをクリックし、例えば「ビジネス」と変更しましょう。

次に[署名の編集]で[テキスト]にチェックを入れ、右の欄に署名を作成します。
例えばこんなぐあいです。(センスがいいかどうかは別にして)

     *-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*
     麒麟株式会社
     四聖獣 麒麟 [ Siseijyuu Kirinn ]
     mailto:kirinn@kirinn.net
     http://kirinn.net/
     *-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*

プライベート用なら絵文字などをワンポイントで入れて楽しいものが作れるでしょう。
しかし、住所や電話番号など個人情報は書かない方が無難です。

使い方は、[メッセージの作成]で【挿入】→【署名】を選択します。
このとき、メッセージ欄にカーソルがないと【署名】は選択できません。

ビジネス用、プライベート用にかかわらず1つの署名しか使わない、
そして常にメッセージに挿入するのであれば
【ツール】→【オプション】→【署名】の「すべての送信メッセージに署名を追加する(O)」にチェックをしましょう。
そうしておけば、新しいメッセージを作成するとき自動的に署名が挿入され便利です。

また【署名】には約460文字くらい入力できます。
簡単な挨拶文や決まった文章など、署名と一緒に入力しておけば重宝できるかも知れません。

複数のアカウントがある場合は、それぞれのアカウントごとに署名を切り替えて使えます。
まず【ツール】→【オプション】→【署名】の「すべての送信メッセージに署名を追加する(O)」をOFFにします。
「署名」を選択したら<詳細設定(V)>をクリックし、その「署名」を使用したいアカウントにチェックを入れます。
使い方は、【メッセージの作成】の[送信者]でアカウントを選び、
メッセージ欄にカーソルを移動して[Ctrl]+[Shift]+[S]を押します。

メールを一度受信しないと送信できない。なぜ?

メール送信の時にエラーがよく出るのでプロバイダーに問い合わせたら、送信前に受信をしてくださいと言われた。どういうこと?

それは、メールサーバーの不正利用を防ぐために、POP before SMTP(ポップ・ビフォア・エスエムティーピー)という仕掛けをメールサーバーが備えたためです。
インターネットで広く利用されている受信用のメールサーバー(通称POP3)は、本人のパスワード確認後に利用できます。
これに対して、送信用のメールサーバー(通称SMTP)はパスワード確認をしません。
このため、プロバイダーの会員以外の人が迷惑メールの送信にメールサーバーを不正利用するケースが増えてきました。

この問題を解決するために、受信用メールサーバーで本人確認をした人だけが、数分以内に限って送信用メールサーバーを利用できるようにしたのがPOP before SMTPです。
この仕掛けがしてあるメールサーバーを使う場合は、メール送信だけをしたいときでも、必ず受信操作をしてから送信操作をする必要があります。

面倒なことに、Outlook Expressなど多くのメールソフトでは、送信メールがある状態で[送受信]のメニューを選ぶと最初に送信を行うため、エラーになります。
エラーを避けるには、注意して受信と送信の操作を分け、先に受信をしましょう。

それでも、メールを全部受信するのを待ってから送信するのが面倒なら、受信操作の代わりにメールの件名や送信者などの情報だけを表示する
メールチェッカー(フリーソフト、http://users.hoops.ne.jp/pmsoft/)などメールチェックソフトを使うのもいいでしょう。

また、Webブラウザー「Opera」に付属のメールソフトなど、最新のメールソフトによっては設定するだけで最初からPOP before SMTPに対応する機能があり、受信の手間をはぶいてくれます。

添付ファイルが削除される。

パターン1
メールに添付ファイルを付けて、友達に送信したところ、
「安全でないため削除されました」と表示され開けないと言います。
どうすればいいですか?

パターン2
最近、スキャナで取り込んだ文書をメールに添付すると
「次の添付ファイルは安全でないため、メールからのアクセスが削除されました。[ファイル名]」
というメッセージが表示され、添付した文書が削除されて送ることが出来ません。
以前は送れたのですが、何故、送れなくなったのでしょうか。

以上の2件は、同じ原因です。
このメッセージはOEのウィルス防止機能のフィルタが働く時に表示されます。
これは、メールを経由して送信されるウィルスからコンピュータを保護するための機能です。
この設定を解除すれば、普通に添付ファイルを扱えるようになりますが、
反面、ウィルスの感染も心配しなければなりません。
解除する以上は、必ず、ウィルス対策ソフトを入れることをお勧めします。
自分がウイルスにかかる可能性があるばかりではなく、受け取る相手にも迷惑をかけるかもしれません。

設定解除方法は、次のとおりです。
1. OE6のメニューバー「ツール」→「オプション」をクリック。
2. 「セキュリティ」タブを選択する。
3. 「ウイルスの可能性がある添付ファイルを保存したり開いたりしない」のチェックボックスをOFFにする。
4. 「OK」をクリック。
これで添付ファイルを送ったり、受け取ったりすることができます。
しかし、ウィルスの感染の可能性がありますので、気をつけてください。

メールヘッダー

メールヘッダーとは、メールにつけられる制御用のデータのことです。
「To」(宛先)、「From」(送信元)、「Subject」(題名)など、電子メールの送信に必要な情報が含まれています。

通常のメールのやり取りではメールヘッダーを確認する必要はありません。
しかし、コンピュータウイルスが添付されてきたメール(以下ウイルスメール)に関しては、メールヘッダーの確認が必要となる場合があります。

以前のウイルスメールは、メーラーに表示される「送信者」(From)の部分を確認すれば、誰からウイルスメールが来たか確認できました。
そして、その「送信者」に対して「ウイルスに感染してますよ」と伝えてあげることができました。

しかし、最近のウイルスメールの中には「送信者」の部分を改竄し、送信者以外の他のメールアドレスを表示させるものがあります。
つまり、ウイルスメールの「送信者」は本物の送信者ではない場合がある、ということです。

ウイルスメールが来た場合には、すぐに「送信者」に対して「ウイルスに感染してますよ」と伝えるのではなく、メールヘッダーをみて、そのメールが本当に「送信者」から送られたのかを確認しましょう。

ヘッダーの表示

  1. ヘッダーを表示したいメールを右クリックし、「プロパティ」をクリックします。
  2. プロパティが表示されます。
  3. 「詳細」タブをクリックするとヘッダーが表示されます。

ヘッダーの見かた

作成中

ポート25制限

 迷惑メールを防ぐために一部のプロバイダーが導入している技術的な手法が、「ポート25ブロッキング(Outbound Port25 Blocking)」です。
迷惑メール業者のサーバーやウイルスに感染したパソコンから送信された不正なメールをプロバイダー内でしゃ断し、迷惑メールの外部への送出を防ぎます。

 ポート番号とは、簡単に説明するとネットワーク経由で送るデータを識別するための数値です。
例えばメール送信用のデータには「25」、ホームページの表示に使われるデータには「80」という番号が割り当てられます。
ネットワークからデータを受け取ったパソコンはポート番号を確認し、ポート番号に合ったアプリケーションにデータを送ります。

 通常の電子メールは、プロバイダーのメールサーバーを経由して、インターネットに送出されます。
一方、迷惑メール業者が自前のメールサーバーを持っている場合は、プロバイダーのメールサーバーは経由せずにインターネットへ直接送出されます。
また、パソコンに感染するウイルスの中には、メールサーバー機能を内蔵してウイルスメールを自動送出するものがあります。
これら不正なメールでも、ポートは25番が使われています。

HTMLメール

HTMLメールに関する知識はこちらに。
しかし、私はHTMLメールは推奨していないため、更新はほとんどしません。


添付ファイル: fileoe01.jpg 556件 [詳細]

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Last-modified: 2007-03-15 (木) 03:03:44 (4148d)
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